Privacyverklaring

YaWorks & Privacy
YaWorks Capital B.V., inclusief haar dochter- en zustermaatschappijen (hierna: “YaWorks”), is een snelgroeiende IT-dienstverlener met unieke kennis op het gebied van IT-infrastructuur en security.

YaWorks neemt het omgaan met en beschermen van persoonsgegevens zeer serieus. Uiteraard voldoen wij aan de wet- en regelgeving die hierop van toepassing is. YaWorks is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Dit privacybeleid is van toepassing op medewerkers, (potentiële) kandidaten, vertegenwoordigers van zakelijke relaties en gebruikers van de YaWorks-website. In dit beleid leggen wij uit wat persoonsgegevens zijn, waarom wij deze gegevens gebruiken, met welk doel dit gebeurt en hoe wij dit doen. Ook beschrijven wij welke rechten betrokkenen hebben en hoe deze kunnen worden uitgeoefend.

Voor vragen over dit privacybeleid kun je altijd contact met ons opnemen via avg@yaworks.com
of telefonisch via +31 20 664 64 51.

Welke persoonsgegevens verwerkt YaWorks?
Persoonsgegevens zijn gegevens die direct iets zeggen over een persoon en tot die specifieke persoon te herleiden zijn. YaWorks verwerkt jouw persoonsgegevens omdat je gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geslacht
• IBAN-nummer
• IP-adres
• Kopie identiteitsbewijs
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt, bijvoorbeeld door het aanmaken van een profiel op deze website, in correspondentie en telefonisch
• Gegevens over jouw activiteiten op onze website

 
Welke bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens verwerkt YaWorks?
Bijzondere persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor zover dit is toegestaan op basis van de arbeidsovereenkomst. Wij verwerken nooit bijzondere persoonsgegevens van anderen dan onze eigen medewerkers. Indien YaWorks bijzondere persoonsgegevens verwerkt, betreft dit:

Gezondheid

Burgerservicenummer (BSN)

Evenementen
YaWorks organiseert regelmatig binnen- en buitenevenementen waarbij zowel medewerkers als relaties aanwezig zijn. Tijdens deze evenementen worden foto’s en/of video-opnames gemaakt, die vervolgens op de YaWorks-website en via social media worden gedeeld om verslag te doen van het evenement. Voor zover deze beelden als persoonsgegevens kunnen worden aangemerkt, achten wij publicatie daarvan gerechtvaardigd vanwege ons legitieme belang (in combinatie met een korte rapportage over het evenement). Als betrokkenen hier bezwaar tegen hebben, kunnen zij dit vóór, tijdens of direct na het evenement aangeven; wij houden hier uiteraard rekening mee.

Voor welke doeleinden verwerkt YaWorks persoonsgegevens?
YaWorks verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van onze projecten en diensten;
• Het afhandelen van betalingen;
• Het versturen van onze nieuwsbrief en/of commerciële brochure en andere marketing- en communicatiemiddelen;
• Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is voor het uitvoeren van onze diensten;
• Je te informeren over wijzigingen in onze diensten en producten;
• Je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken;
• Het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst met onze medewerkers en het bijbehorende wervings- en selectieproces;
• Het analyseren van jouw gedrag op de website om deze te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren;
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals gegevens die nodig zijn voor onze belastingaangifte.

Op welke grondslag verwerkt YaWorks persoonsgegevens?
YaWorks verwerkt persoonsgegevens op basis van:

• Een wettelijke verplichting; en/of
• De uitvoering van een overeenkomst met jou of met de organisatie waarvoor jouw contactpersoon werkt; en/of
• Een gerechtvaardigd belang; of
• Jouw toestemming.

Geautomatiseerde besluitvorming
YaWorks neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Dit betreft besluiten die door computerprogramma’s of systemen worden genomen zonder menselijke tussenkomst (bijvoorbeeld door een medewerker van YaWorks).

Hoe lang bewaart YaWorks persoonsgegevens?
YaWorks bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen per categorie:

Categorie — Bewaartermijn

• Sollicitatiebrieven en -formulieren en correspondentie over de sollicitatie — 4 weken (tenzij een arbeidsovereenkomst tot stand komt)
• Personeelsdossiers van onze medewerkers, arbeidsovereenkomsten (en wijzigingen), promoties en beoordelingsverslagen; loonbelastingverklaringen en kopieën identiteitsbewijzen; afspraken over salaris en arbeidsvoorwaarden; naam- en adresgegevens van medewerkers — tot 2 jaar na einde dienstverband, of langer indien wettelijk verplicht
• Persoonsgegevens van kandidaten die niet of niet meer bij YaWorks werken maar interesse hebben getoond in YaWorks — 2 jaar na opname in onze administratie
• Financiële administratie — 7 jaar

Met wie deelt YaWorks persoonsgegevens?

Binnen YaWorks
YaWorks deelt persoonsgegevens binnen de organisatie alleen met medewerkers voor wie dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun functie. Uiteraard zijn alle medewerkers gebonden aan geheimhouding.

Buiten YaWorks
YaWorks deelt persoonsgegevens met verschillende derden als dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Met partijen die namens ons gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen. YaWorks blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast kan YaWorks persoonsgegevens verstrekken aan:

• Klanten van YaWorks. YaWorks deelt persoonsgegevens van medewerkers en kandidaten met klanten in het kader van een (mogelijke) inzet. Bij het voorstellen aan (potentiële) klanten gebruiken wij een YaWorks-cv met gegevens die betrokkenen hiervoor aan YaWorks hebben verstrekt.
• Verwerkers en verantwoordelijken. YaWorks werkt samen met leveranciers die persoonsgegevens namens YaWorks verwerken. Vooraf toetsen wij hun beveiligingsmaatregelen en naleving van privacywetgeving.

Als politie of justitie om persoonsgegevens vraagt, verstrekt YaWorks deze uitsluitend wanneer daarvoor een wettelijke verplichting bestaat.

Welke rechten hebben betrokkenen?
YaWorks respecteert altijd de rechten van betrokkenen met betrekking tot persoonsgegevens. Sommige rechten kunnen altijd worden ingeroepen, andere alleen onder bepaalde voorwaarden. Zo kunnen wij gegevens niet verwijderen als wij wettelijk verplicht zijn deze langer te bewaren.

Betrokkenen hebben de volgende rechten:

• Inzage: je kunt jouw persoonsgegevens inzien of een kopie opvragen. Je ontvangt deze digitaal.
• Correctie: je kunt onvolledige of onjuiste gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering: je kunt verzoeken je gegevens te laten verwijderen, tenzij wij een wettelijke bewaarplicht hebben of zwaarwegende belangen bestaan.
• Intrekken van toestemming: je kunt je toestemming voor verwerking altijd intrekken.
• Gegevensoverdracht: je kunt verzoeken dat YaWorks je persoonsgegevens overdraagt aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking door YaWorks of een andere verantwoordelijke bij gegronde bezwaren.

Deze rechten gelden alleen voor je eigen persoonsgegevens. YaWorks kan daarom om identificatie vragen.

Om je rechten uit te oefenen kun je contact opnemen via avg@yaworks.com
of +31 20 664 64 51. Wij nemen binnen 10 werkdagen contact met je op. Om zeker te weten dat het verzoek door jou is gedaan, vragen wij om een kopie van je identiteitsbewijs. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (de strook met nummers onderaan), paspoortnummer en BSN zwart. Zo bescherm je je privacy. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken.

Vind je dat wij de AVG niet naleven, dan kun je een klacht indienen bij de nationale toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe beveiligt YaWorks persoonsgegevens?
YaWorks neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en treft passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging te voorkomen.

Heb je het idee dat gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik? Neem dan contact op via avg@yaworks.com
of +31 20 664 64 51.

Welke cookies gebruikt YaWorks?
Cookies zijn kleine informatiebestanden die op je computer worden opgeslagen wanneer je onze website bezoekt. Cookies zorgen ervoor dat de website goed werkt en geven inzicht in bezoekersgedrag. Hiermee kunnen webdiensten en jouw gebruikservaring worden verbeterd. Cookies brengen de beveiliging van je computer niet in gevaar. Meer informatie vind je in ons cookiebeleid.

Melding van een (mogelijk) datalek
Denk je dat er sprake is van een beveiligingsincident met persoonsgegevens? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via avg@yaworks.com
met als onderwerp “Datalek”.

Vragen?
Heb je vragen over dit privacybeleid? Neem gerust contact met ons op. Je kunt altijd terecht bij het hoofdkantoor van YaWorks in Amsterdam:

YaWorks Capital B.V.
Sijsjesbergweg 44
1105AL Amsterdam
+31 20 664 64 51

Ook bereikbaar via avg@yaworks.com
of +31 20 664 64 51.

Privacybeleid YaWorks, versie 2.0, juni 2019